حسين الجعفري

خاص ينابيع تربوية

إن التحولات الكبيرة في طبيعة العيش في واقعنا المعاصر والسباق التقني فيه ، وتفنن كبريات الشركات والمؤسسات المدنية والعسكرية والإنتاجية وغير ها  في مسابقة الزمن جعلها تنتج وتطور نظريات إدارية وأساليب قيادية متنوعة ، وجعل للنجاحات معايير أورثتها تجربة الإنسان ،  كان من أبرز هذه المعايير للنجاح إدارة العمل بطريقة مؤسسية نظراً لتداخل الأنشطة البشرية وتأثيرها على بعضها ، وضرورة توزيع الأعمال بناء على أهداف واستراتيجيات المؤسسة ، فتعد هذه الكتابة وعاءً معرفياً لزاوية مهمة من زوايا العمل الإداري ، وهو العمل المؤسسي والذي يكثر الحديث عنه  كحجة من حجج الأداء المتميز في المؤسسات الربحية وغير الربحية ، وسوف نضع بين يدي القارئ في هذه المساحة مفهوم العمل المؤسسي  ، وشروطه وأركانه  نتعرض إليه بصورة سريعة يتناسب مع  طبيعة الصحف والمواقع في عرض أمثال هذه الكتابات نستعرض سوياً بعض الأفكار في كتابي العمل المؤسسي للأحمر والتفكير الاستراتيجي للسلطان .

أولاً : مفهوم العمل المؤسسي :

يعني فيما يعني ممارسة العمل الجماعي وأداءه بنسق منظم قائم على أسس ومبادئ وأركان وقيم تنظيمية محددة للمحافظة على النمو والبقاء والنجاح والمنافسة من أجل تقديم الأفضل .

أهمية العمل المؤسسي

1. ينقل العمل من الفردية إلي الجماعية .

2. ينقل العمل من العفوية إلى التخطيط .

3. ينقل العمل من الغموض إلى الوضوح .

خصائص العمل المؤسسي

• يضمن العمل المؤسسي ثبات العمل واستمراره ويحافظ على تراكم الخبرات والتجارب والمعلومات بحيث لا تتأثر بتغير القيادات .

• يضمن العمل المؤسسي عدم تفرد القائد باتخاذ القرارات المصيرية .

• يحافظ على الاستقرار الإداري والمالي للمؤسسة بإتباع مجموعة من نظم العمل ( سياسات وقواعد وإجراءات ) .

• يلزم جميع العاملين بمنظومة من القيم والمبادئ التي يتمحور عليها أدائهم وسلوكهم وعلاقاتهم الوظيفية والإنسانية .

• يلزم الإدارات بالعمل لاختيار أفضل الأساليب وأقوى النظريات لتقديم مستوى أفضل من الخدمات

• يدعم المؤسسة بأفضل الموارد البشرية وذلك من خلال سياسة متطورة في الاختيار والتوظيف ،  وأتباع أسلوب منهجي في التأهيل والتدريب تحقيقا للتطوير المستمر .

• يؤكد جاهزية المؤسسة لتقديم القيادة البديلة كلما دعت الحاجة .

شروط العمل المؤسسي .

1. وضوح الفكرة  :

وتسمى أحياناً الفكرة الحاكمة بمعنى أنها هي  الفكرة  التي خطرت للمؤسس كمجموعة  نقاط محورية أشبه بالمعتقدات تصبغ حياة المنظمة وتوجه سلوكها ، وتحتاج المنظمة حتى تنجح في أداء مهامها إلى تحديد ورعاية المكون الفكري الحاكم  وتخلصه من شوائب الأفكار الخليطة التي تغطى الأصل وتحول شعار المؤسسة إلى شعار معلن وفكرة حاكمة مخفية  والتي حتماً ستصبغ كل حياة المنظمة  ومواقفها ونُظمها بما تريد ،  وإن كان للشعار المرفوع حظاً من نفسه في هذه النظم والمواقف والاستراتيجيات  ، والفكرة الحاكمة هي في النهاية خليط من المفاهيم والقيم المسكوت عنها ولكنها المحرك الرئيس لمجموع الأعمال والمواقف في المنظمة  وعلى سبيل المثال :

مؤسسة ربحية الفكرة الحاكمة في فريق التأسيس العيش الرغيد وكسب الأموال  فبالتالي سيكون المكون الفكري للمؤسسة هي  الربح وإدرار الأموال فستبقى هذه الفكرة هي  الفــلتر المكون  للأفكار والأهداف  وصناعة الاستراتيجيات والنظم وأنظمة التسويق فيها . وكذلك الجمعيات الخيرية والأحزاب السياسية  والجماعات لكل فكرة حاكمة ( ليس شرطاً أن الفكرة الحاكمة فقرة واحدة بل قد تكون خليطاً من مفاهيم لكن تبقى فكرة حاكمة جوهرية وأخرى أساسية وهكذا ....... ) . أو كمن ينشئ كيانات  أو مؤسسات الفكرة الحاكمة فيها تصحيح مسارات لكيانات أخرى فسوف تسيطر الفكرة على رؤى ومواقف واستراتيجيات هذا الكيان أو المؤسسة وإن كان الشعار المعلن يخالف أو يوافق هذه الفكرة الحاكمة  لكن تبقى محاكمة الآخرين  للمؤسسات والكيانات على الشعارات المعلنة .

شروط الفكرة المتميزة :

• محددة .

• مبتكرة .

• واضحة لجميع العاملين حتى تخلق حداً أدنى من الحماس  المشترك في فرق العمل .

يمثل وضوح الفكرة للأتباع  50% من النجاح  .

2. والمشروعية

والمقصود بالمشروعية هي المشروعية القانونية والتي تعني : ـ

• الحصول على الترخيص القانوني لبدء العمل وفق شروطه .

• الحصول على لقب اعتباري .

• يجب أن تتوافق ونظام القيم في المجتمع من الناحية الشرعية والقيم الطيبة السائدة في المجتمع

3.القـــــــيادة

تعتبر القيادة المؤهلة والمتحمسة للعمل أهم و اخطر الشروط في قوة العمل المؤسسي  أو ضعفه حيث تبنى عليها بقية الشروط والأركان  في مؤسسية العمل ، وإذا كانت القيادة هي القدرة على توجيه الناس نحو الغاية المنشودة أو الرؤية الملهمة و المحفزة   فهي  في العمل المؤسسي تتطلب أربع عناصر محورية وهي : ـ

1. القدرة على التأثير .  

2. استخدام النفوذ .

3. ممارسة السلطة الشرعية والقانونية .

4. معرفة طبيعة  الصراع وقواعد التدافع مع الآخرين كما في المنظمات غير الربحية . 

وقدرة القيادة الحقيقية تكمن في مدى قدرتها على  تنميط المستقبل لصالح  المنظمة التي تقودها أو التأقلم معه  والوصول إليه قبل  الآخرين ، ومن اخطر ما يصيب القيادات : ـ

1. أن تتحول إلى عقليات تنفيذية بسبب ضغط الداخل وتنسى تحديد الاتجاه نحو الرسالة والرؤية والهدف الغائي أو يستهلكها التفكير العملي عن التفكير الاستراتيجي والإبداعي ، فتغرق في جزيئات العمل على حساب إيجاد الميزة التنافسية المتجددة على الخصوم   ، ويمكن أن تتمحور عمليات القيادة في الآتي : ـ

• تحديد الاتجاه والرؤية .

• حشد القوى تحت هذه الرؤية .

• التحضير وشحذ الهمم من أجل تحقيق هذه الرؤية .

• قراءة مؤشرات العمل الداخلي وتقييمها  للتأكد من السير نحو الاتجاه  .

2. أن تكون ضعيفة عن اتخاذ القرار في مواجهة  التحديات والمشكلات الحقيقية  الموجودة أو المحتملة أو التي تسوقها نظمها واستراتجياتها إليها ..

3. مقارنة الإنجاز الحاضر بما كانت عليه البيئة في زمن التأسيس وإغفال ما هو مطلوب الآن وفي المستقبل لتحقيق الذات

فالأجيال الصاعدة لا ترى المقارنة الأولى بل ميدانها هو التحدي الثاني  .

من شروط القيادة الفاعلة  : ـ

1. معلنة وليست سرية أي يمكن مناقشتها والتحاور معها .

2. معروفة وتحظى بالاحترام  : ـ

من مصادر الاحترام : ـ العلم ـ القوة ـ الأمانة ،  القدرات الشخصية و المهارية  . رضى المجموع  بها .

3. أن تكون مؤثرة .

4. أن تكون إدارتها عبر المؤسسات  ، وتختار أسلوب الإدارة  المناسب للموقع الذي تديره .

5. القناعة بالعمل والحماسة له  ، وأن تمتلك القدرة الكافية على إثارة الحماس في الأتباع  في كل موقع أو حدث  يستلزم  الحماس  .

6. التفرغ الكامل عند التأسيس والجزئي بعد البناء .

4. توفير القدر الكافي من المال : ـ

• أمور يجب مراعاتها في الجانب المالي : ـ

• مصادر التمويل في بدء العمل تكون ذاتية وتعتمد على نوعية المشروع .

• الربح هو الفرق بين المصروفات والإيرادات  ، ففي المؤسسات التجارية يقاس الربح بالمال ، والمؤسسات والكيانات الأخرى يقاس بعدد الأنصار  فإذا كان عدد الأنصار الداخلين أكثر من الخارجين ما زال عطاء الكيان يمر بصورته الطبيعية ما لم يحدث العكس أو يتساويا .

• الحرص على عرض الناتج المتميز لفرض الميزة التنافسية على السوق وهذا يتطلب زيادة المصروفات المبوبة بصورة صحيحة  ، والناتج للمؤسسات الربحية السلع والخدمات المتميزة ، والكيانات الأخرى مدى علاقة المخرج  أو الناتج بالشعارات التي رفعتها لنفسها .

• عند تقليص المصروفات يجب أن لا تتجاوز 10% مما هي عليه وينبغي البحث على زيادة الإيرادات .

• توفير نظام مالي ومحاسبي مميز ، فإن لم تستطع المؤسسة توفير أنظمة مالية  جيدة ستكون أموالها فاقدة للشفافية والوضوح ، بل وستكون أموالها خاضعة للنهب والسرقة .

5.السمعة

إيجـــــــــاد سمعة جيدة للمؤسسة في نظر العاملين والمتعاملين معها وفي نظر منافسيها هي خطوة مهمة في سلم النجاح ، وتوجد السمعة بمقدار التزام المؤسسة بالقيم التي عرًفت نفسها للآخرين  بها  وبمقدار التزامها بالشعارات المعلنة  .

6. القدرة  : ـ

وتعني المكنة ( التمكن ) على اتخاذ القرارات دون تدخل خارجي ، و الصورة الحقيقية للقدرة هي وضوح الصلاحيات وقيادة الفريق لما فيه تحقيق النجاح المنشود .

7. جذب الكفاءات العاملة والمتحمسة  والمقتنعة :  ـ

• أمور يجب مراعاتها في اختيار العاملين : ـ

1. الكفاءة في انجاز المهام .

2. الأمانة .

3. القدرة على التعامل مع الآخرين والاستعداد للعمل الجماعي .

4. التفرغ للعمل .

5. القناعة والحماس للعمل ويمكن إيجاد هذا : ـ

- استبدل الأوامر بالحوار المقنع .

- أعط صلاحيات واضحة .

8. وجود لوائح وأنظمة واضحة .

• ترسيخ النهج المؤسسي يفرض علينا التقيد الصارم بالأنظمة واللوائح والتكوينات وانتظام الهيئات والأجهزة في اجتماعاتها ، والمؤسسات التي  لا لوائح لها واضحة  تقودها الأهواء .

9. الخطط ونظم الرقابة والتطوير

يستلزم التميز في العمل المؤسسي وجود خطط وبرامج محددة وواضحة ومدروسة ومتفق عليها موثقة ومكتوبة ومعروفة للجهات التي ستتعامل معها ، ويكثر الجدل عن التخطيط والخطط ورسم المسار والتنبؤات و السيناريوهات واختيار البديل الأفضل ، ويبقى السؤال ما حجم ثقافة التخطيط في أقسام المؤسسات والمنظمات وفروع الإدارات والقدرة على تشغيل الخطط الإستراتيجية وصياغة الأهداف المحققة لها ، إن اللّجاج ( الخصومة ) حول التخطيط وصياغة المستقبل  وقراءة الواقع وتحليليه تجعل من الخطة وثيقة لا قيمة لها  إن لم ترى المنظمة  المخرج الأساسي ( المنتج ) وصورتها الملهمة والمميزة لها في المستقبل ،  والتي ربما  تحققت بهدف حرج أو هدفين يشكلان العامل الحرج في منظومة التغيير لكن السؤال الذي يضعه العمل المؤسسي أين مكانة التخطيط بأنواعه في المنظمات والكيانات والإدارات والأقسام ، والذي يعد إحدى وظائف الإدارة الحديثة .

10. المقر

مواصفات المقر الجيد : ـ

1. الموقع الجغرافي الظاهر والمناسب .

2. يكون واسعا ملائماً  للتوسع المستقبلي .

3. أن يكون مزودا بالتقنيات الحديثة لتوفير الوقت والمال .

مراحل العمل المؤسسي

• الأولى : مرحلة النشأة والوجود ، وتجيب على الأسئلة التالية :ـ

1. من نحن ؟

2. ماذا نريد ؟

3. وكيف نصل ؟

وهي المرحلة التي تبدأ فيها المؤسسة في البحث عن أسباب وجودها ونشأتها ، والوجود هنا لا يعني وجود الفكرة فحسب وإنما الوجود المادي والقانوني وتتطلب هذه المرحلة : ـ

- تحديد الرؤية المستقبلية الخاصة بالمؤسسة .

- تحديد المهمة أو الرسالة التي تضطلع بها لتحققها وتتميز بها عن غيرها  .

- تشخيص عميق ودقيق للبيئة المحيطة بالمؤسسة والتعرف على ميادين العمل أو السوق الذي تتحرك فيه. 

- تحديد طبيعة ومواصفات المنتج أو الخدمات التي ستقوم بتقديمها للعملاء أو الجمهور المستهدف  .

- التعرف على طبيعة ونوع المنافسة بين المؤسسة وغيرها من المؤسسات المحيطة  .

الثانية . مرحلة التأسيس والبناء : ـ

هي المرحلة التي تبدأ بها المؤسسة باتخاذ خطوات حثيثة من أجل التأسيس والبناء والهيكلة بالطريقة التي تستجيب أيضاً لمتطلبات ميادين وبيئة العمل التي ستتحرك بها وذلك باختيار أنسب الهياكل التنظيمية وتحديد النظام واللوائح الإدارية والمالية .

الثالثة . مرحلة التوسع والامتداد

• وهي المرحلة التي تبدأ بها المؤسسة بالتفكير ووضع الخطط والاستراتيجيات والتكتيكات العملية لإحداث قدر مدروس من التوسع والامتداد .

الرابعة . مرحلة الارتقاء والتجويد

وهي المرحلة التي تسعى المؤسسة في اتجاه الرقي إلى أعلى درجات التميز من المؤسسات المنافسة والتمسك بأعلى

معايير الجودة الشاملة لجميع مكونات المؤسسة .

الخامسة . مرحلة التمكين والاستمرار

وهي المرحلة التي تصل فيها المؤسسة إلى القمة والى درجة عالية من التمكين ، والطلب على منتجاتها ، وانتماء وولاء موظفيها لها و ارتباط عملائها بها وتحقيق أعلى درجات الربحية .

أركان العمل المؤسسي

الركن الأول : القيم والمبادئ :-

أهمية القيم  ( ثقافة المؤسسة )  : ـ

1. تكون بمثابة الموجهات للحكم على الأعمال والممارسات المعنوية والمادية .

2. تمثل الميثاق الأخلاقي للمنظمات والمؤسسات .

3. تخلق الانسجام والتوافق بين أطراف المؤسسة لتحقيق أهدافها وتطوير أداء الموظفين فيها  .

4. تساعد القيم  الإنسان في التحرر من الأنانية وتجعله يسلك سلوكاً أكثر إيجابية .

5. تساعد القيم في فهم الشخصية وتحدد أطر التعامل معها في كثير من الأحيان .

6. القيم الايجابية تقلل نسبة الأخطاء إلى حد كبير وتقلل من  تكاليف المال والجهد والمال .

أنواع القيم : ـ

• قيم نظرية ( معنوية ) :

تهتم بالكشف عن الحقيقة دون النظر إلى الإنجاز مثل الأمانة العدالة  .

• قيم اقتصادية :

تهتم بالنتائج العملية والعوائد المحققة   ، الاقتصاد في الاستهلاك ، الحفاظ على الممتلكات  ، سرعة الإنجاز والتسويق .

• قيم اجتماعية :ـ

تهدف إلى إيجاد روح الفريق الواحد ونبذ الأنانية  ، العمل الجماعي   ، المشاركة ، تقديم الآخرين على الذات  .

• قيم دينية :

تقوم على أساس من التقوى و الوفاء بالعهد والوعد والصدق والإحسان والمراقبة .

مستويات القيم في المؤسسة : ـ

أولاً :القيم الجوهرية :

وهي ذات طابع أخلاقي تعتمد عليها بقية القيم كالصدق ، الاحترام المتبادل ، الإنسان أفضل استثمار ، التطوير المستمر ،

 التدريب المستمر .......

ثانياً :القيم ا لأساسية :

تمثل خصائص وصفات المؤسسة وخدماتها أو برامجها ومنتجاتها ومنها الجودة ، التخصص ، الشفافية ، التفاني .....

 القيم البنائية :

•وتنتج من الالتزام بالقيم السابقة الجوهرية والأساسية ومنها :

• الكفاءة

• الفاعلية .

• الإنتاجية

• المسئولية .

القيم المميزة : ـ

• وهي نتيجة الالتزام بالقيم السابقة وتكون بعيدة المدى ومنها :ـ

• التطوير الدائم .

• التجديد المستمر .

• التعليم الدائم .

• تطوير الأداء والإنجاز

الركن الثاني : الإستراتيجية ( عقل المؤسسة ) : ـ

وتعني المسار الذي يحقق الأهداف

• المقومات الأربع للإستراتيجية : ـ

• الفكر الاستراتيجي :  وهو الإجابة على التساؤلات التالية ( من نحن ؟ وماذا نريد ؟ وكيف نصل ؟ ) أي تحديد الهوية والمهمة والمنهج .

• التخطيط الاستراتيجي : ويعني دراسة الواقع وتشخيصه وتحليله لمعرفة نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص المتاحة والمخاطر المحدقة .... تم تحديد الرؤية والرسالة ورسم مصفوفة الأهداف التي توصل إليهما .

• الخطة الإستراتيجية : وهي نتيجة التخطيط الاستراتيجي وفيها تحدد الأهداف التفصيلية والوسائل لكل هدف والسياسات الضابطة والإجراءات اللازمة والمدة الزمنية وجهات المتابعة والخطط المالية .

• الإدارة الإستراتيجية : هي العقل المسير للخطط الذي يقرأ  الماضي ويستوعب ظروف الحاضر ليستشرف المستقبل ، وتستخدم الموارد المادية والبشرية والفنية المتاحة لتحقق أعلى نسبة من الأهداف .

الركن الثالث : أسلوب ونمط  إدارة المؤسسة :-

وهو كيفية توجيه العملية الإدارية داخل المؤسسة وإداراتها الفرعية التابعة لها وكيفية ممارسة السلطة

• ومن الأساليب الإدارية المتبعة  : ـ

• الاعتماد على السلطة المخولة بموجب القانون .

• أسلوب التفويض : وهو تفويض الرئيس لبعض سلطاته لمرءوسيه وتشجيعهم على الإبداع وإشراكهم في عملية اتخاذ القرار .

• ومن الأساليب الإدارية الشائعة : ـ

1. أسلوب الإدارة بالأهداف

2. أسلوب الإدارة بالقيم والمبادئ .

3. أسلوب الإدارة المتحررة .

الركن الرابع : هيكل التنظيم الإداري : ـ

• مواصفات التنظيم الإداري الناجح : ـ

• التغطية الشاملة : لكل الإدارات والأقسام وعدم إهمال مهمة بدون مسئول ..

• الوضوح : أن يعرف كل شخص واجباته بالتحديد والصلاحيات المخولة له للقيام بمسئولياته بالإضافة إلى علاقته بالآخرين .

• التوازن :  بين الصلاحيات المخولة للشخص للقيام بعمله والمسؤوليات الملقاة عليه .

• المرونة : الهيكل التنظيمي يجب أن يعكس وضع المؤسسة الوظيفي في تاريخ معين ، ويجري عليه التغيير كلما اقتضت المصلحة ذلك .

الركن الخامس : أنظمة العمل في المؤسسة

 هي مجموعة السياسات والقواعد والأساليب والإجراءات التي تحكم أنشطة المؤسسة لتحقيق أهداف محددة .

• مكونات أنظمة العمل : ـ

• السياسات : هي المقررات والأحكام الشمولية التي تعتمدها الإدارات العليا في المؤسسة بما في ذلك وضع معايير الأداء وحدود التصرف في كل نشاط ( وقد تسمى اللوائح ) .

• القواعد : هي أسس ومبادئ ثابتة تتعلق بنشاط محدد تنبثق منه السياسات ، وهي معايير عملية وتنفيذية تحدد كيفية التصرف في تطبيق الإجراءات .

• الإجراءات : هي الخطوات الإجرائية المطلوب إتباعها والتقيد بها كلما نشأت نفس الحاجة إلى تحقيق عمل أو هدف من أهداف المؤسسة .

• الخطوات : تمثل عملاً مسئولاً في سلسلة العمليات التي يتكون منها الإجراء وتشمل كل خطوة تحديد الشخص المسئول عن العمل بشكل واضح والأدوات المستخدمة لتنفيذيه من نماذج وأجهزة وغيرها .